Proyecto
proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.
Los dos elementos básicos que incluye esta definición son: las actividades y los recursos.
LAS ACTIVIDADES son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar diagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc. (ver 6.1. metodología para el desarrollo de sistemas)
Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación.
LOS RECURSOS son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo (ver 2.3 consideraciones en un plan estratégico informático).
Entonces: El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma económicamente óptima.
Estas limitaciones en cuyo contexto se resuelve planear un proyecto pueden ser internas, por ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones presupuestarias, o bien externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo de recursos, factores climáticos, aprobaciones de organismos oficiales. En ambos casos las limitaciones deben tenerse particularmente en cuenta al estimar los tiempos de cada actividad.
En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareas ni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir múltiples actividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo.
Pero independientemente de su complejidad, característicamente todo proyecto reúne la mayoría de los siguientes criterios:
- 1. Tener un principio y un fin
- 2. Tener un calendario definido de ejecución
- 3. Plantearse de una sola vez
- 4. Constar de una sucesión de actividades o de fases
- 5. Agrupar personas en función de las necesidades específicas de cada actividad
- 6. Contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades
Ahora piense por un instante en cada uno de los proyectos que se desarrollan en las organizaciones, y verá que todos ellos tienen cometidos que deben cumplirse en un cierto plazo de tiempo y que además requieren de la concurrencia de otras personas.
Y es aquí donde empieza a tener relevancia la figura del administrador, en los proyectos a realizarse en las organizaciones; incluidos los proyectos informáticos.
Creo importante traer el pensamiento de Deming, quien señala y remarca muy claramente, al presentar su teoría de Calidad Total, que el administrador de un proyecto al planificar las actividades, debe tener presente que los mejores esfuerzos constituyen un elemento esencial; pero desgraciadamente, si estos esfuerzos se toman aisladamente sin una debida orientación basada en principios administrativos, éstos esfuerzos pueden causar profundos daños.
La necesidad de la consistencia en los esfuerzos supone que si cada uno sabe lo que tiene que hacer y, que si cada uno hiciese lo mejor que puede, el resultado sería la dispersión del conocimiento y de los esfuerzos; por lo tanto, no hay nada que substituya al trabajo en equipo y a los buenos líderes, para alcanzar una consistencia entre los esfuerzos y el conocimiento necesario.
Algo importante a tener siempre presente es que: si el administrador realiza un buen trabajo en la gestión del proyecto, su éxito podrá ser visto y verificado por los demás; en caso contrario, naturalmente, el fracaso también estará a la vista de todo el mundo. La responsabilidad es muy alta: alcanzar el objetivo o no. Pero la oportunidad de "demostrar la capacidad profesional", es de las que no pueden dejarse pasa por alto.
Los administradores eficaces de proyectos, son los que logran que el trabajo se ejecute a tiempo, dentro del presupuesto, y conforme a las normas de calidad especificadas.
1.1. QUÉ ES UN PROYECTO INFORMÁTICO
De la definición de proyectos, vista en el punto anterior, podemos aplicarla a los proyectos informáticos; y decir que: un proyecto informático es un sistema de cursos de acción simultáneos y/o secuenciales que incluye personas, equipamientos de hardware, software y comunicaciones, enfocados en obtener uno o más resultados deseables sobre un sistema de información.
En el capítulo 6, presentaremos cuáles son las tareas y en qué secuencia deben realizarse (Metodología estructurada) para alcanzar el objetivo. Ahora vamos a describir los distintos objetivos que caracterizan a un proyecto informático.
El inicio de un proyecto informático generalmente está dado en la solicitud de requerimientos de los usuarios, y siendo que los diferentes sistemas de Información abordan los diferentes tipos de problemas organizacionales; podemos clasificar a los Sistemas de Información según sean las aplicaciones que necesite cada usuario en: Sistemas de Transacciones, Sistemas de Soporte para la toma de decisiones, y Sistemas Expertos.
FIGURA1.1 Clasificación de los sistemas de información
También una buena manera de abordar la estructura conceptual para los sistemas de información, es desde los trabajos de Gorry y Scott Morton. En el que relacionan el trabajo fundamental de Herbert.A.Simon sobre la decisión estructurada y no estructurada, con el planeamiento estratégico, control gerencial y control operacional de Anthony.
Simon divide la toma de decisiones en tres fases: Inteligencia Diseño y Elección; en una decisión estructurada, las tres fases son totalmente inteligibles y computables por el decisor humano; por lo cual esa decisión es programable. En una decisión no estructurada no hay pleno entendimiento de una o algunas de esas fases.
Henry C. Lucas también toma a dichos trabajos, para poder diferenciar los distintos tipos de sistemas a fin de llegar a una implementación exitosa, de sistemas de información computarizados.
La siguiente tabla muestra la estructura conceptual de Gorry y Scott Morton.:
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Control operacional
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Control Gerencial
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Planeamiento Estratégico
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Estructurado
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Cuentas a Cobrar
Ingreso de pedidos
Control de Inventarios
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Análisis presupuestario costos proyectados
Presupuesto a corto plazo
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Ubicación de depósitos y fabricas
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Semi-estructurado
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Programación de la Producción
Administración de / fondos
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Preparación del presupuesto
Análisis de Varianza presupuesto total
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Planeamiento de nuevos productos
Fusiones y Absorciones
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No-estructurado
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Sistema PERT y - / de Costos
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Ventas y Producción
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Planeamiento de investigación y desarrollo
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Los recursos mas frecuentemente utilizados que caracterizan a un sistema de información, son los componentes de la Tecnología de la Información ( TI ) como ser el uso de Hardware, Software y Comunicaciones.
En cuanto a estos elementos de la Tecnología de la Información, podemos considerar que ya han llegado a un desarrollo más que suficiente para la aplicación en una operación informática. Lo que nos lleva a que la gestión de un hecho informático como un proyecto integral, tanto sea en su entorno de diseño, como en su planificación y control, definen una nueva etapa; una mayoría de edad en el tratamiento informático.
Es así que hoy dada la evolución en la Tecnología de la Información, los proyectos de aplicación típicamente administrativos, desarrollados principalmente en pequeñas y medianas empresas, y que desarrollan su planeamiento informático basado en el uso de las microcomputadoras; puedan ser administrados por un único profesional
Es por todo esto que, los conceptos de Proyecto y de Metodología de diseño que, hasta hace poco tiempo, eran solamente aplicados a grandes emprendimientos; hoy también deben ser aplicados a medianos y pequeños emprendimientos.
Considerando entonces, la importancia que la informática tiene en los planes estratégicos de cualquier empresa moderna; no solamente se debe tener en cuenta la evolución de los recursos de la tecnología de la información, sino también las distintas metodologías para el desarrollo de los sistemas de información.
Así es que, el solo hecho de considerar a un asunto informático como un proyecto al que se asocian técnicas y procedimientos de diseño, supone un paso importante.
1.2. INICIO DE UN PROYECTO NFORMÁTICO
Ya vimos una clasificación (ver figura 1), que nos permite clarificar el origen de un proyecto informático, pero ¿cómo podremos determinar la magnitud de un Proyecto informático?.
En un entorno informático estable, la decisión de iniciar un proyecto viene dada por las necesidades de: mantenimiento, modificación, mejoramiento, reemplazo o capacidad; encuadrándose así, el proyecto informático, dentro de una categoría de complejidad mostrada en la figura 1.2:
El Mantenimiento del programa; es una consecuencia de una omisión realizada en la etapa del diseño del sistema (ver 6.1. metodología para el desarrollo de sistemas) e involucra solucionar fallas menores del sistema, que obligará a la realización de cambios en el programa; como por ejemplo el descuido de no considerar que puedan ocurrir en el sistema, ciertas condiciones extraordinarias; como sería el caso de un aumento no previsto del 60 %, en la emisión de órdenes de compra. Las fallas también pueden provenir de otros factores, como ser en el caso de que existan cambios en las expectativas de los usuarios.
La Modificación del programa; involucra algo más que un simple cambio en el programa; involucra un cambio estructural de una entidad Por ejemplo, un cambio en el número de dígitos del código postal, o en el código de zona telefónica. La diferencia con el Mantenimiento es el grado de importancia
El Mejoramiento del sistema; es el agregado de capacidades que no formaron parte del sistema de información original; por ejemplo cuando en una división se implementó un sistema de inventarios, este sistema no incluía un modulo para calcular la futura demanda de bienes y partes. La inclusión de este sofisticado módulo de cálculo es considerado un mejoramiento del sistema.
El Reemplazo del sistema; ocurre cuando los sistemas de información se tornan físicamente, tecnológicamente o competitivamente obsoletos. Como es el caso de la utilización del láser, en el reconocimiento óptico de caracteres para la lectura del código de barras, remplazando a la entrada por teclado.
La Nueva Capacidad del sistema; son sistemas de información para los cuales no es necesario el uso de la automatización. Están dados por la capacidad de poder modelizar la aplicabilidad de nuevos sistemas. Un ejemplo de ello, es la aplicación de los sistemas expertos.
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